Administration im Handwerk: wo die Stunden wirklich hingehen

Die Arbeit nach der Arbeit

Der Auftrag ist erledigt, der Kunde zufrieden, der Wagen geputzt. Und dann fängt der zweite Teil an: Rapport schreiben, Offerte für morgen, Belege sortieren, achtzehn Mails.

Nichts davon bringt einen Franken zusätzlich. Alles davon muss jemand machen. Und in den meisten Betrieben ist dieser jemand der Chef, abends, wenn alle anderen Feierabend haben.

Umfragen beziffern den Verwaltungsanteil an der Arbeitswoche auf über ein Drittel. Ob das bei dir stimmt, weisst nur du. Aber die Grössenordnung deckt sich mit dem, was uns Betriebe im Gespräch schildern.

Rechne es einmal aus, dann diskutiert es sich anders

Die Rechnung ist simpel und trotzdem macht sie fast niemand:

Stunden Büroarbeit pro Person und Woche × 52 × dein Vollkostensatz.

Beim Vollkostensatz zählt nicht der Stundenlohn, sondern was die Stunde den Betrieb kostet: Lohn plus Sozialleistungen plus Arbeitsplatz. Wir rechnen öffentlich mit CHF 60 und wissen, dass das eher tief angesetzt ist.

Drei Personen mit je fünf Stunden Büroarbeit pro Woche sind 780 Stunden im Jahr. Das ist kein Fehlbetrag, den jemand geklaut hat, sondern gebundene Arbeitszeit, die anders eingesetzt werden könnte.

Welcher Teil sich lohnt und welcher nicht

Nicht alles davon ist automatisierbar, und wer etwas anderes behauptet, verkauft dir etwas. Die brauchbare Unterscheidung ist nicht „einfach oder schwierig", sondern:

• Wiederholt sich die Aufgabe in gleicher Form? Eine Offerte nachfassen ist jedes Mal derselbe Ablauf. Eine Offerte kalkulieren nicht.
• Fällt sie oft an? Täglich lohnt sich, monatlich selten.
• Fällt sie aus, wenn es hektisch wird? Genau diese Aufgaben sind die wertvollsten, weil ihr Ausfall Geld kostet und niemand es merkt.

Was regelmässig, häufig und ausfallgefährdet ist, ist der Kandidat. Alles andere sollte man in Ruhe lassen.

Der häufigste Denkfehler

Viele fangen bei der Aufgabe an, die am meisten nervt. Das ist verständlich und meistens falsch. Die nervigste Aufgabe ist oft die seltenste, denn genau darum hat man keine Routine dafür.

Fang bei der an, die am häufigsten anfällt und die du am ehesten schleifen lässt. Die kostet dich am meisten, und sie ist am einfachsten zu übernehmen.